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文書管理コンサルティングサービス

文書電子化成功のカギは、電子化作業計画とその後の運用計画が大切だと考えます。

検討

まずは何のための文書管理計画なのか、その目的を明確化することが大切です。
文書管理をすることで得たい成果をしっかりと決め、予算や計画時期内で可能な最善のプランを検討していきます。

  • 検討するにあたっての目的の明確化
  • 想定のゴール(時期)は?
  • 投入できる予算の大枠の把握
調査

企業内で取り扱われている書類の形態、書類の特性を調査させていただきます。
社内に存在する書類の量と使用頻度、そして今後、増えるであろう書類の量やバリエーションを予測想定いたします。

  • 文書管理規定の確認
  • 保存されている書類調査
  • 保存期限の調査
管理

書類の特性、使用頻度などからセキュリティレベル、保存期間に基づいて書類を精査いたします。

  • 文書管理規定の確認
    紙保管が必要でない書類 / 保存期限超過の書類 / 保存期限内の書類(中期) /
    保存期限内の書類(長期) / 保存期限内の書類(永年) / 閲覧頻度が高い書類 /
    閲覧頻度が低い書類 etc
選定

過去分の書類まで電子化が可能かどうかなど、ご予算内で可能な文書管理化の書類(数量)を明確化いたします。

  • 文書の電子化が可能な書類(数量)の選定
    電子化対象書類の優先順位
  • 文書管理システムの選定
運用

これまでの調査、選定を基に、お客様の業務プロセスに適応するドキュメント管理方法を 検討いたします。

  • 長期にわたり継続可能なルールを設定
トライアル

新たに作成された文書管理システムを実際に現場導入し、通常業務内で支障がでないかをトライアルで確認いたします。

  • トライアルで先行部署へ導入し以下の運用ルールの確認
    • 部署、ユーザ単位での運用ルールが業務に支障が起きないかのチェック
    • セキュリティレベルの設定で情報管理に問題がないかのチェック
導入

トライアルで出てきた改善点を解消し、本格的な文書管理システムの導入となります。

  • 文書管理システムの導入
  • 新規発生文書の登録
  • 過去分の紙文書からの電子化画像及び属性DBの一括登録
改善

文書管理システムは導入して完了というわけではございません。
実際に運用してからの評価、検証が大切です。更なる合理性を目指して改良をしていきます。

  • 計画の達成度合いを評価
  • 検証結果から改善
例えば・・・
メンテナンス会社様のケース
その1 検討
以下の問題点を解決するために電子化を検討
  • 増え続ける契約書や図面書類の保管スペースの確保が問題となっていた。
  • 必要な書類の検索に時間がかかっていた。(ファイル数が膨大)
  • ユーザ様からの問い合わせに迅速な対応が必要。
  • 紙媒体の保管に関する脅威から脱却したい。
  • 紙媒体の保管には、主に盗難と紛失の脅威が存在する。
  • 書庫や倉庫では、定期的な棚卸しをしていないケースが多く、盗難や紛失の発見が遅れてしまう。
  • 閲覧後に誤って、違った場所に収納された場合、次回から閲覧できなくなる。
    (本来は、原本が存在するのに、紛失・盗難となるケースがある)
  • 保管場所のルールが無い為、機密性のない情報と、機密性の高い情報を一緒に保管されている場合がある。この場合、いつもの(機密性のない)情報を見に来た人が、誤ってもしくは興味本位で、本来見るべきでない機密情報を見る可能性がある。
その2 調査(ヒアリング)
  • 拠点(数十拠点)毎にファイリング
  • 各拠点毎にファイル方法が違う為、保管ルールの調査
  • 解約済(保存期限経過)ファイルもそのまま収納されていることが判明
その3 実現可能な内容を選定
  • 現契約書類の電子化実施。 電子化作業については、アウトソーシングにより実施
  • 解約済書類については、電子化せずに一時保管(現状の予算では難しいと判断)
  • セキュリティ、各拠点間の情報共有を考慮した文書管理システムの選定
その4 管理方法の検討
  • 紙原本の保管は、本部管理へ変更。(各拠点では保管しない)
  • 新規発生分については、各拠点の複合機で登録 (発生件数が多い拠点については、アウトソーシング)電子化後の紙書類は、本部へ移管
その5 導入
  • セキュリティを考慮した文書管理システムの導入
  • 過去分の電子化データの一括投入
その6 運用後
  • 当初計画した予算よりも効率よく導入実施ができた為、一時保管しておいた解約済分(保存期限経過分)を電子化し、紙原本を廃棄することができた。
ポイント
文書管理システムの導入で
  • すぐに参照できる
  • アクセス権やセキュリティ機能により公開範囲を特定可能
  • 操作ログの管理により監査に対応
既存分の電子化をアウトソーシングしたことにより
  • 最小のコストで電子化が実施できた
  • 短期間で既存分全てを電子化することにより、文書管理システムでの管理が可能となった
こんなことも
  • 文書管理システムの運用が順調に進み、今後はタブレット端末での閲覧の仕組みを検討中。
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