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持ち出し不可文書の現地での電子化

文書の持ち出し可能範囲のコンサルティングから、コストとセキュリティの両面でご提案いたします。

原本は持ち出せないがデータは持ち出せる場合

現地へ入力機器(スキャナ等)及び作業員を派遣し、短期間で画像データ化を行います。 画像化されたデータを弊社作業センター内で、最終納品データを作成します。

原本もデジタルデータも持ち出せない場合

現地へ入力機器(スキャナ等)及び作業員を派遣し、短期間で画像データ化を行います。
文書情報管理士の管理下で最終納品データ作成を現地で行います。

例えば・・・
自治体様のケース 戸籍など平日に絶対必要、かつ膨大な文書をデジタル化する

自治体様で管理させれています戸籍などの住民基本データは、役所が業務を行っている平日に住民の方がご利用されるものです。平日は業務上持ち出せないこれらの書類は、役所が休日の土日、もしくは連休中に作業を行う必要があります。このように短期間で書類のコピーを行う際に、弊社ではスキャナーよりもスピード効率が良いフィルムカメラを利用して現地でフィルム撮影を行います。大規模な自治体様でも対応出来るよう、数百名規模のスタッフを派遣し、一気にフィルム化を行い。休日明けは平常通りの業務が行えるような電子化作業計画を行っています。

病院様のケース 閲覧頻度が高いアクティブカルテの電子化

紙カルテ電子化の要望には多く分けて2パターンに分けられます。

ケース① 【電子カルテ導入に伴い、紙カルテの電子化を検討する場合。】

外来紙カルテ(アクティブ)を電子カルテに連携する場合、予約分、緊急外来分のカルテを順次電子化する必要があります。カルテは書類サイズが不定形(検査伝票は長尺など)で紙厚も違いますサマリーなどは両面記載されていることがあり、混在書類を効率よく電子化できる業務用スキャナでの電子化が不可欠となります。
弊社では、病院様の外来予約規模から、必要な作業機器及び作業要員を配置いたします。
電子カルテ(オーダリング)に連携が必要な検索情報(患者ID等)の付与作業も行います。

ポイント
  • 電子カルテと連携(紙カルテの順次電子化)をすることにより、外来患者様の紙カルテの運搬業務が不要になります。
  • 外来カルテ(アクティブ)は、ロボット式書庫に収納されていることが多く、保管スペースが問題となっています。電子化後のカルテは倉庫保管が可能となり新たな診療室の増設など院内スペースを有効に活用できます。
こんなことも
カルテ室から担当科への運搬途中には、リスクがあります。
  • 運搬途中に台車から紙カルテが落下してしまい、散乱した書類を他人に見られるリスクがあります。
  • エレベータ内で他人と一緒になった場合、悪意がなくてものぞき見されるリスクがあります。
ケース② 【インアクティブ紙カルテ(保存期限経過分)の電子化を検討する場合。】

通常、保存期限経過分のカルテでも即廃棄することは難しいです。
患者様を長期間に渡るフォローが必要だったり、貴重な研究資料として長期に保管しているのが実情です。
しかし保管できるスペースには限界があるのも事実です。

ポイント
  • 紙カルテの電子化を行うことにより、保管スペースの削減が可能となります。
  • 長期間保管された紙カルテは、劣化が進み判読不明な書類が発生する可能性がありますが、電子化することにより、これ以上の劣化が無くなります。
こんなことも
  • 閲覧頻度は極端に低くなることから、廃棄目的での電子化の場合は、コストメリットを最大限に引き出す必要があるため弊社作業センターでの持ち帰り作業を行うケースもあります。
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